【明報專訊】近年，活動統籌變得愈來愈重要。不論是企業、商會、行業組織、官方或半官方機構，多少都需要舉辦一些活動。這些活動既有以牟利為目的，亦有為了品牌建立或造勢，與客戶深化關係，又或交流知識、建立網絡，甚至促進貿易、招商引資等等。
但有無想過，有些突發事件若處理不好，足以令整項活動失色，甚至引致巨大損失？今次就請來一名專家，談談應付這些突發事件的技巧。
演出者突然去世？
與合作伙伴溝通
善用資源減虧損
香港市務學會特約課程導師殷暉認為，舉辦公開活動遇上突發事件，甚或危機的最佳例子，莫過於是娛樂公司AEG在2009年籌備米高積遜的世界性巡迴演唱會。當時，AEG正準備為米高積遜舉行50場以《This Is It》為名的演唱會，已經找了多個贊助商，也賣出了很多門票。米高積遜亦已經開始綵排，表現還不錯，不料卻在6月25日突然猝死。
「大家知道他一向有些不妥，但沒有想到，他會突然死去！」
MJ去世 主辦商奇招減退票
殷暉表示，對AEG來說，最大問題是，演唱會無法舉行，面臨贊助商索償，以及已購買門票的歌迷要求退款，但該公司的很多支出卻又無法取回（如場地訂金等）。但當時AEG可說處理得相當得體。首先，它發表聲明，表示對米高積遜的逝世深表哀悼，並深切慰問其家人。
接着，就是與各地的米高積遜歌迷會商討門票的處理問題。AEG聲言，門票乃米高積遜親自設計，而且「不會再有」，已購票的歌迷可以選擇交回門票，換取退款；或者保留門票作為紀念品。
這一招強化名人逝世與收藏品聯想的攻心計果然奏效，最終竟然有40%已購票的歌迷選擇保留門票，放棄要求退款。
推音像產品 與贊助商分帳
另一方面，AEG亦與各贊助商商討，如何減少大家的損失。結果，大家同意，善用手上的資源，推出各種有關《This Is It》的產品，將銷售所得的收入分帳，作為給予贊助商的賠償。這些音像產品包括將演唱會綵排片段輯錄成DVD、電影、相集，甚至PS3遊戲等！
殷暉估計，AEG最終仍免不了有一些虧蝕，但已經是大大減少了，算是擺平了一場重大的危機。而推出各種《This Is It》產品，也不會惹來太多非議，因為像DVD等，本來就預算了的，在演唱會舉行後一定會推出。
從這個案例，亦可以總結出遇上類似重大突發事件或危機的幾個簡單而又重要的應付原則：
1. 保持鎮定。即使可能有些公式化，也要表現出人性化的態度，尤其是有人命傷亡時。
2. 找有經驗者或專家協助，尤其是合作機構之中的。
3. 和持份者（stakeholders）溝通。
4. 和贊助商談判。
撰文：薛偉傑
