【明報專訊】效法美國Groupon模式的B2C團購網站，近期在香港和內地猶如雨後春筍，吸引了部分消費者試用其服務。然而，B2B的企業團購、機構團購，在香港和內地卻幾乎未有聽聞。在早前理工大學聯同香港物流協會舉辦的工作坊中，有學者就提出本地八間大學和大專院校的團購經驗，呼籲各行各業效法，以提高競爭力。
香港物資採購與供銷學會主席、浸會大學助理財務總監林炳華表示，其實，外國的大學早已成立採購聯盟（Purchasing Consortium），來推行「團購」或「聯購」。其中，推行得較成功的有澳洲、加拿大和英國的部分地區。例如，澳洲的AUPC就由43家大學組成，倫敦亦有LUPC。此外，美國有些地區的消防局亦有進行團購，英國伯明翰亦有醫護行業的採購聯盟。
本地院校推行團購已6年
至於香港，早在1988年開始，本地的8家大學和大專院校，就有進行非正式的電話交流，但就僅限於交換供應商的評價（例如是否可信，過往表現如何等等），一直談不上聯合採構。直至2004年5月，八家大學和大專院校（港大、中大、科大、理大、城大、浸大、嶺南、香港教育學院）才真的成立了採購聯絡小組，由2005年起開始推行聯合招標、聯合採購。
「為了了解外國的大學是如何推行團購，我當時更親自飛去澳洲和加拿大考察。」林炳華說。
個別用品可降價近半
八大院校推行團購的，最初由影印紙開始，逐漸擴展至蒸餾水、影印機、廁紙、工業用氣體、燈盤、飛機票、圖書館的英文書、圖書館藏書使用的防盜磁帶，甚至還包括圖書館的速遞服務、升降機的維修服務等。
團購的優勢，是可以利用大得多的採購量，來增加議價能力，從而大大降低採購成本。其中，蒸餾水的案例就相當明顯。
原來，以往某蒸餾水供應商在價格立場上是相當強硬的。例如，某大學的不同部門訂購蒸餾水，甚至同一大樓的不同樓層訂購蒸餾水，該公司都將之當成不同的客戶（而非看成同一客戶），當作小量訂購看待，甚至可以開出不同的價格，最高價是每樽蒸餾水（辦公室用的）要18元！八大院校推行團購之後，該蒸餾水供應商雖然中標，但卻要自動大幅減價至每樽蒸餾水9.4元。換言之，某大學某些部門採購蒸餾水的開支節省了幾近一半。
此外，八大院校以往為圖書館採購英文書的平均折扣只是87.5%（即按原價減12.5%），推行團購後，折扣即提高至81.9%（即按原價減18.1%），相差5.6個百分點之多。估計每家院校每年大約可以省回55.9萬元，八大院校每年約可節省400多萬元。
分擔招標工作 大減行政成本
林炳華指出，採購聯絡小組的工作固然包括聯合招標、聯合採購，以爭取較佳的價格。但除此之外，亦同樣有其他任務，包括：優化認可供應商；交換不良供應商的信息，對不良供應商採取一致行動（如列入黑名單，以後不接受其投標）；降低採購工作的行政成本；分享最佳的實踐方法等等。
曾經有一家經常改名的辦公室用品供應商，專選星期六上午向一些院校的行政部門送貨，送來的都是已經很少人使用的打字帶。由於星期六上午寫字樓常有一些員工休息，送貨者往往推說是某名休息的員工訂的貨。加上每張單的銀碼不是很大，多家大學都曾經上當，而照單付款，某大學甚至在短期內有多個部門被騙。結果，採購聯絡小組將這公司列入黑名單。以後它送貨來，絕不再付款，並將貨品送回給它。
至於降低採購工作的行政成本，亦非常明顯。因為以前八大院校都各自招標，同一種用品，便合共進行了8次招標。推行聯合採購後，統一了招標工作，每種用品只由一家院校代表八家院校去進行招標（招標文件會寫明此點，並說明中標者日後仍需分別送貨到八家院校）。這樣，每間院校分擔的招標工作便僅僅相當於以往的幾分一（因整體招標次數大大減少了）。所以，不但大大節省了行政成本和時間，而且每種用品的招標和採購程序還更加仔細。
林炳華指出，優化認可供應商（剔除一些競爭力較弱的供應商、削減認可供應商的數目），亦有助節省行政成本。因為審閱標書是很花時間的，認可供應商太多反而沒好處。現時，八大院校的認可供應商名單共有7830間公司。採購聯絡小組正計劃，1年後將之削減至5200間公司，3年後削減至2000間公司。
圖、文：薛偉傑
